Qué información debe llevar un albarán de pedido

Para quienes no saben qué es un albarán, este es un documento usado para el envío y entrega de mercancías, el cual lleva o no una numeración y contiene la descripción y la cantidad de los productos o artículos entregados al cliente.

Al recibir una mercancía o un paquete, se recibe una copia de la nota de entrega de la misma que viene firmada por el cliente o destinatario, la misma se tiene que devolver al remitente o vendedor para garantizar la entrega de manera satisfactoria, la original es para el consumidor, esta se denomina albarán de pedido.

A continuación, explicaremos con más detalle sobre el albarán de pedido y la información que éste debe contener.

Diferencia entre albarán y una factura

La confusión entre un albarán y una factura es normal, la mayoría los confunde. Debido a que, en ocasiones depende de la mercancía que se va a recibir, por lo tanto se parecen en gran medida. Pero, su principal diferencia es la función tributaria que debe cumplir la factura siendo obligatoria su expedición; mientras que, el albarán a pesar de ser solicitado para la entrega del paquete no se requiere en la operación comercial.

Algo que sí puede ocurrir es, que en diversas transacciones comerciales usemos los datos de este documento para elaborar una factura, pero de todas formas quien tiene la validez legal y tributaria es la factura en sí misma y no los demás albaranes.

¿Qué utilidad tiene un albarán de pedido?

Como hemos mencionado con anterioridad, este papel acompaña la entrega de una compra o mercancía o es el que se realiza cuando se envía algún paquete o pedido. Por lo tanto, requiere ir firmado o que lo firme quien lo recibe como comprobación de entrega de los productos.

Entonces, el cliente recibe su copia del albarán de pedido para que sea firmado como prueba de que le ha sido entregado el paquete y regresarlo al remitente o proveedor. Este proceso deja constancia de la recepción de lo comprado. Será el comprador quien conserve el documento original del mismo, mientras que el vendedor se queda con la copia para la emisión posterior de la factura.

¿Qué información debe contener un albarán?

La mayoría no tiene conocimiento sobre los datos e información que debe llevar un albarán prsonalizado, puesto que con una factura es más fácil. Sin embargo, en el siguiente apartado vamos a explicarte los datos deberá contener un albarán de pedido.

Los datos e información específica de un albarán de pedido son:

1. Número de serie del albarán de pedido.
2. Lugar y la fecha de emisión del documento.
3. Lugar y fecha de entrega del albarán.
4. Datos correspondientes al vendedor y comprador, debe llevar nombres y apellidos, razón social en su defecto, NIF o CIF, dirección postal, entre otros.
5. Cantidad y descripción del producto o servicio.
6. Espacio para la firma y/o sello del destinatario.

Estos se consideran como los datos básicos que debe contener un albarán por duplicado, se podría pensar que falta el precio de los productos, no obstante, este dato no se requiere en este documento. Por lo tanto, no lleva los precios es sólo un documento para la constancia de entrega de una mercancía o producto.

Sin embargo, si existe la posibilidad por cualquier razón se requiere dejar constancia de los costos o precios de los productos, se emitirá un albarán de tipo valorado (Lo explicaremos más adelante).

Características de los talonarios de albaranes

• Llevan el logo o nombre de tu empresa
• Diseño adaptado a tus productos o servicios
• Son talonarios de 50 juegos
• Pueden tener numeración consecutiva
• pueden ser por duplicado o triplicado
• Original es blanco, las copias son amarilla y rosa
• Grapados y con linea punteada para desprender fácilmente
• Impresión con tinta negra o a todo color por una o dos caras
• Podemos imprimir en cualquier tamaño, los mas usados son A5 y A4

Implicaciones legales de un albarán de pedido

Muchos piensan que un albarán de pedido no posee ninguna implicación legal o comercial, pero si tiene, de tal manera que, es de vital importancia que este lleve la firma como constancia de haber recibido o entregado la mercancía de forma satisfactoria sin inconveniente alguno.

En este sentido, si firmaste un albarán y no revisaste la mercancía antes de hacerlo, entonces al abrirlo te das cuenta que está dañado o en mal estado, no podrás justificar que fue por culpa del transportista, tampoco el vendedor podrá realiza algún reclamo. Lo más recomendable es revisar la mercancía previo a la firma deberás anotar en el albarán para que quede en cada una de las copias si ha llegado en mal estado, en este caso vas a tener 30 días para el reclamo, en todo momento debes mantener a la mano el albarán.

Precios de los talonarios

Las diferencias entre estos dos tipos de albaranes comerciales son muy pequeñas, es necesario destacar que cada uno tiene una función diferente, por lo tanto se requiere saber para qué sirve cada albarán. A continuación, explicaremos las principales diferencias entre ambos.

Albarán valorado

Cuando se habla de un albarán valorado es aquel donde se especifican, aparte de la información y datos de la transacción, el precio o costo unitario de cada producto a entregar. Esto quiere decir que, se detallan las unidades, los descuentos (si existen), los impuestos o importes y el precio total.

Pero, es necesario resaltar que estas unidades que se detallan en el albarán valorado no van a tener ningún efecto tributario. Puesto que, solamente va a certificar la entrega de cierta mercancía, estos datos de costos serán con un fin informativo.

La ventaja principal de hacer estos detalles con los precios en el de tipo valorado es hacer la comparación con la factura emitida, con el fin de valorar y verificar si los productos llegaron a su destino de forma satisfactoria.

En este sentido, el valorado es considerado como un elemento ideal para el control de la facturación y la existencia en el almacén. Puesto que, al no tener este control o gestión las pérdidas a corto o mediano plazo serán mayores.

Albarán no valorado

Este es más sencillo, debido a que no lleva ningún tipo de valor o importe monetario, simplemente la cantidad de productos comprados o adquiridos con la descripción mínima. No es necesario que se detalle los valores unitarios ni mucho menos el costo total de la transacción. La función principal es certificar la entrega en condiciones óptimas de la mercancía.

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