¿Por qué es importante usar los albaranes de servicio técnico?

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Para cualquier tipo de negocio o empresa es habitual que se realicen diversos tipos de documentaciones, entre los cuales podemos mencionar facturas de ventas, presupuestos, diversidad de contratos mercantiles y muchos más. Pero, en este caso es importante considerar los albaranes de servicio técnico.

Entonces, surge la interrogante ¿es necesario guardar los albaranes de servicio técnico en el negocio? Sí, totalmente, es un documento de gran importancia debido a que este garantiza la realización y entrega de un servicio válido entre el proveedor y el cliente. En el siguiente artículo vamos a explicar algunos aspectos relevantes que se relacionan con los albaranes de servicio técnico.

¿Para qué sirve un albarán de servicio técnico?

Muchos consideran que el albarán no tiene ninguna utilidad, sin embargo, este documento sirve como certificación de que se ha recibido satisfactoriamente un servicio técnico previamente solicitado, así como también mantener un control de la facturación periódicamente.

Para el negocio o empresa que provee el servicio, el albarán de servicio técnico ejerce doble funcionalidad: acreditación de haber realizado el servicio al cliente y justificación de salida de algún tipo de mercancía relacionada con el servicio ejecutado.

Efectos que produce la firma de un albarán de servicio técnico

Es de gran relevancia que el albarán de servicio técnico lleve la firma, puesto que este va a acreditar la fecha en la cual se entregó de manera satisfactoria el servicio ejecutado, y en segundo lugar, el firmante acredita su consentimiento sobre el mismo; lo cual queda como evidencia de la existencia de una transacción que fue recibida de forma apropiada conforme a lo establecido en la ley.

¿Cuáles son los datos que debe llevar un albarán de servicio técnico?

En la mayoría de los casos, la información que lleva el albarán se pasa hasta la factura, por lo tanto muchos consideran que no es necesario almacenar el albarán. Pero, este tiene algunas implicaciones legales. Ahora bien, para que un albarán de servicio técnico tenga validez deberá llevar los siguientes datos:

  • Lugar y fecha de la emisión del albarán de servicio.
  • Número correspondiente del albarán.
  • Información y datos fiscales tanto del emisor como del receptor del albarán de servicio técnico.
  • Cantidad y descripción del servicio o producto
  • La firma y el sello de quien recibe el servicio.

Tipos de albaranes

Para que un albarán tenga validez no es necesario que sea valorizado de manera económica, en este sentido, se van a distinguir dos tipos de albaranes:

  • Albarán Valorado: la información y datos de los servicios o productos, además de las cantidades están relacionadas con el valor económico. De igual manera, si existe algún descuento o la inclusión de un impuesto. Este tipo de albarán de servicio técnico no requiere acompañarse de una factura, la misma se puede realizar y expedir posteriormente.
  • Albarán No Valorado: cuando se trata de este tipo de albarán la información que debe contener es la cantidad y la descripción de los servicios o productos ejecutados o entregados. Sin embargo, no debe llevar ninguna información de tipo económica. Por lo tanto, se entregará la factura relacionada y en compañía del albarán no valorado.

El uso entre un albarán y el otro va a depender de las relaciones comerciales que existen entre el proveedor y el cliente, así como de la política del proceso de facturación que utiliza la empresa o negocio.

Obligación de conservar los Albaranes en mi negocio

La obligación de conservar los Albaranes en el negocio que te pertenece aparecerá justo en el instante que los menciones en la factura de venta.

Cuando mencionas los Albaranes en la factura de venta, sin detallar toda su información, deberás conservarlos por si debes realizar una consulta posteriormente. Sin embargo, si te vieras obligado a deshacerte de los Albaranes (sea por espacio, limpieza u otras razones en particular) recuerda que también es posible especificar todos los detalles de estos en las facturas de venta.

Además, no olvides que los Albaranes son documentos formales, pero por sí solos no tienen ninguna potestad fiscal. Por ello mismo, para proteger el registro documental de tu empresa, siempre deben estar acompañados de una factura, la cual les brindará dicha validez ante el Estado, y con este motivo, también te recomendamos archivar ambos documentos por separado.

Siempre hay que asegurarse de que las compañías nos envíen la factura lo más pronto posible. Un albarán suelto no servirá de mucho, y será muy poco sustancioso para nuestra contabilidad. Esto se debe a que la factura es la que realmente podrá corroborar el gasto realizado.

Consideraciones legales de los albaranes

serv tecnicoHemos dejado claro que la factura es “el plato fuerte”, pero el albarán es muy necesario y también tiene consistencia comercial y legal. A este respecto, debes seguir varios parámetros que contribuirán a su validez.

Todo albarán que ingrese a la empresa, debe estar firmado. Insistimos, porque con este acto también se estará corroborando que el pedido ha llegado a nuestras manos y en perfectas condiciones.

Ten presente que puede ocurrirte que tu encargo puede venir estropeado. Por eso siempre debes revisar las entregas antes de firmarlas, pues incluso tendrás el derecho de exigir un reembolso. ¿A quién? Pues he allí la utilidad de los albaranes, ya que son responsables tanto el servicio de transporte como el vendedor.

Por otro lado, no puedes exceder el período de cuota. Vulnera tus derechos como comprador y te expone a riesgos con la ley. Recuerda que a partir del momento en que recibes la factura, tienes un tiempo limitado para realizar tu pago (si es que no compraste al contado). Procura respetar ese plazo y estarás exonerado de muchos contratiempos.

La importancia del albarán de servicio técnico

Toda empresa cuyos ámbitos contables se encuentren bien esquematizados, es completamente aprovechable y goza de una base sólida. Muchos no están al tanto de que los Albaranes son un aspecto de alta importancia para la contabilidad de sus empresas.

Un mal registro de albaranes puede facilitar robos y estafas. Por esto enfatizamos que archivando los albaranes de servicio técnico, evitarás pérdidas, malos ratos y deudas.